안녕하세요. 인시퀀스 UIX Group의 UIX Planner & Process Manager 안태상입니다.
최근 코로나로 인해 IT업계에서 비대면으로 업무를 하는 경우가 많아졌습니다. 근무환경이 변함에 따라 다양한 문제점들이 발생했으며 많은 회사들이 이를 어떤 방식으로 해결해 나아가야 하는지 고민하고 있습니다. 물론 코로나 이전부터 비대면으로 업무를 진행하던 인시퀀스도 말이죠. 🤔
이번 글에서는 인시퀀스가 비대면 프로젝트를 진행하기 위해 고민한 다양한 해결책에 대해서 소개하고자 합니다.
갑작스러운 코로나19
코로나는 전 세계를 강타하며 많은 사람에게 피해를 주었고 IT업계 또한 크게 영향을 받았는데요. 가장 큰 변화는 사회적 거리두기가 시행되며 재택근무가 활성화 되면서 이에 따라 비대면으로 업무를 진행하는 일이 잦아졌다는 사실입니다. 익숙하지 않은 업무 방식 때문에 다양한 문제가 발생했는데, 그 중 ‘의사소통’이 힘들었다는 의견이 제일 많았습니다.
험난한 의사소통의 길
보통 비대면 프로젝트에서는 화상회의, 메신저, 이메일을 통해 의사소통 합니다. 누구나 쉽게 접할 수 있는 이메일은 협업의 정석이자 기본이지만, 상대방이 언제 확인할지 몰라 종일 답변을 기다리다 지친 경험이 있을 거에요.
위와 같은 대화 말이죠. 그래서 인시퀀스는 이러한 상황을 개선하기 위해서 다양한 방법을 사용했습니다. 그 방법에 대해서 차례대로 설명해 드리겠습니다.
첫 번째, 업무현황표 공유하기
이메일로 소통하는 일반적인 상황에서는 상대방이 작업을 시작했는지, 담당자는 누구인지, 업무를 제대로 이해했는지 대체적으로 알 수 없습니다. 급기야 서로 다른 버전의 문서를 보며 의사소통의 혼란에 빠지고는 합니다.
우리는 같은 문서를 보고 소통할 수 없는지를 가장 먼저 고민했습니다. 이를 해결하기 위해 실시간 협업 편집이 가능한 구글 스프레드시트를 활용해 업무현황표를 만들게 되었는데요. 프로젝트가 시작되면 가장 먼저 업무현황표를 생성하고 협업하는 모두가 볼 수 있도록 공유합니다.
이제 실무자는 팀원 간 실시간으로 소통하며 협업하고, 고객은 언제든지 진행 상황을 한 눈에 파악할 수 있게 되었습니다. (프로젝트 규모에 따라 작업 상세 현황만 사용하는 경우도 있습니다.)
대시보드 시트를 통해 진행률 파악하기
특히 여러 사이트를 구축해야하는 대형 프로젝트에서는 보다 포괄적으로 진행률을 확인할 수 있도록 대시보드를 제공하고 있습니다.
- 일정 경과율
- 전체 공정률
- 일정 오차범위 수치
- 공정과정별 현황 상태(미진행, 진행중, 완료 등)
작업상세현황 시트를 통해 섬세한 커뮤니케이션하기
페이지 별로 아래 내용을 기재하여 작업현황을 실시간으로 공유하며 이를 기준으로 커뮤니케이션하며 협업합니다. 업무의 각 단계별로 누락없이 꼼꼼하게 체크하게 되니 일이 잘못 진행되는 경우가 현저히 줄었습니다.
- 분야별 담당자
- 업무 일정(목표일, 완료일)
- 작업 단계 표시(미진행, 진행 중, 수정 중, 완료 등)
- 화면 미리보기 기능
화면 미리보기로 빠르게 확인하기
작업상세현황 시트에서 화면을 미리 볼 수 있도록 HTML 링크가 제공되어 웹, 모바일에서 쉽게 확인할 수 있습니다.
이를 통해 고객은 작업 화면을 실시간으로 모니터링하며 일이 잘 진행되고 있는지에 대한 불안감을 해소할 수 있고, 팀원들 또한 피드백을 주고받는 용도로 유용하게 활용하고 있습니다.
두 번째, 다양한 툴을 활용해 빠르게 이슈 대응하기
이전 방식대로 이메일, 전화, 카카오톡 등으로 소통을 하는 과정 중에는 업무를 실수로 잊어버렸을 때 작업 히스토리를 다시 찾아보기 어려운 상황도 많았습니다. 이를 효율적으로 관리하기 위해 PMS(Project Management System) 툴로써 Yona(Git 저장소 기능이 내장된 설치형 이슈트래커)를 도입하게 되었습니다.
온택트 서포터즈가 PMS로 일하는 방법
Yona를 통해 어떤 내용을 위주로 커뮤니케이션 하고 있는지 알려드릴게요.
온택트 서포터즈는 팀원, 고객과 커뮤니케이션하며 원활한 프로젝트 진행을 위해 주도적으로 소통하고 있습니다.
Figma를 활용해 디자인 쉽게 확인하기
인시퀀스의 디자인 팀은 팀원과 빠른 소통을 위해 Figma를 적극 활용하고 있는데요, 아래 대표적인 기능들을 소개합니다.
- 웹 링크를 공유하여 OS 환경에 구애받지 않고 디자인을 확인할 수 있습니다. (웹 기반 브라우저로 이루어져 별도로 앱을 설치하지 않아도 돼요.)
- 코멘트 기능을 활용하여 실시간으로 고객, 디자이너, 개발자가 빠르게 피드백을 주고받을 수 있습니다.
- Inspect 기능을 통해 개발 작업 시 필요한 CSS 코드를 빠르게 확인할 수 있습니다.
PMS 멘션을 통해 이메일에서도 확인하기
간혹 PMS에서 너무 많은 이슈로 실시간 체크하기 버거운 상황도 있습니다.
이럴 때 히스토리를 놓치지 않기 위해 멘션 기능을 사용하면 메일 알림이 자동발송 됩니다. 이 기능을 활용해 팀원들이 빠르게 이슈를 파악할 수 있게 하였습니다.
기본적으로 PMS를 활용하여 작업하고 있지만 상황에 따라 PMS의 사용이 어려우신 분들을 고려해 전화, 이메일, 메신저 등 여러가지 방법으로 커뮤니케이션 하고 있습니다.
세 번째, 프로젝트 품질 올리기
산출물 검토 체크리스트 활용하기
실무자가 한 땀 한 땀 소중하게 작업한 산출물에도 실수는 자주 발생하고는 합니다. 우리는 이런 상황을 사전에 방지하고자 자주 발생하는 이슈 케이스들을 정리해 산출물 검토 체크리스트를 제작하였습니다. 이를 활용해 팀원 모두가 프로젝트의 품질에 대해서 한 번 더 고민하게 되었습니다.
마지막으로
저희 온택트 서포터즈가 일하는 방식에 대해서 소개해드렸는데요. 앞으로도 비대면 업무를 진행하며 어떻게 사람들과 효율적으로 일할 수 있을지 꾸준히 고민 해야할 것 같습니다. 아직 풀지 못한 문제점들을 찾아내고 이를 해결할 수 있도록 노력하겠습니다.
읽어주셔서 감사합니다. 혹시 이 글을 읽고 좀 더 이야기를 나누고 싶다면 help@inseq.co.kr으로 메일 부탁드릴게요! 😊
안녕하세요. 인시퀀스 UIX Planner 안태상 입니다. 전반적인 기획 업무를 담당하고 있으며, 효율적인 업무 처리를 위해 매일 앞으로 전진하고 있습니다.
